Tips para organizar el mejor evento

Organizar un evento puede parecer algo aterrador, y con mucha responsabilidad, pero con los consejos adecuados, puedes ser un verdadero experto en organizar eventos. Ya sea una reunión corporativa, una fiesta privada, una boda… en esta guía vamos a darte los mejores tips para organizar eventos, aplicando unas buenas prácticas, protocolo y las herramientas que te ayudarán a que todo salga como deseas,

Primero vamos a detallar lo siguiente…

¿Por qué es importante la organización de eventos?

La organización de eventos no solo es juntar a gente en un lugar específico. Implica crear una experiencia memorable, cumplir con los objetivos que deseemos (sociales, comerciales, educativos o corporativos) y garantizar que todo se organice de manera profesional y transmitir confianza a quienes asistan al evento.

No se trata de hacer un evento bonito, sino también de:

• Crear recuerdos.
• Comunicar valores y mensajes.
• Lograr participación e interacción.
• Cuidar la imagen de quien lo organiza.

¿Cómo se organiza un evento para que tenga éxito y lo recuerden?

Si te preguntas cómo se organiza un evento, aquí tienes los mejores consejos para que salga el mejor evento:

Paso 1: Define el objetivo del evento

Todos los eventos parten de una base principal, es por ello, que tienes que hacerte las siguientes preguntas sobre tu evento antes de pensar en la decoración o en el catering: “¿para qué?”, ¿qué quiero lograr con este evento?, ¿es un lanzamiento de producto?, ¿una boda?, ¿reunión de networking?, ¿una fiesta?. Tenemos que tener claros los objetivos de nuestro evento, tener claro el propósito.

Paso 2: Conoce a tu público

Adaptar el evento a las expectativas y necesidades del público es primordial. No es lo mismo organizar un evento para jóvenes que para empresarios.

¿A quién va dirigido tu evento? ¿Qué esperan los invitados?

Hazte estas preguntas para saber tu público objetivo:

• ¿Son jóvenes o adultos?
• ¿Profesionales, clientes, familiares…?
• ¿Qué tono o formalidad esperan?

Paso 3: Define el formato del evento

¿El evento será presencial, híbrido o 100% online? Cada formato tiene implicaciones logísticas totalmente distintas:

Eventos presenciales

Este evento es el formato tradicional. Requiere una planificación más detallada, ya que es físico. Cosas a tener en cuenta de los eventos presenciales:

• Espacio adecuado: salones, auditorios, jardines, restaurantes…
• Mobiliario y montaje: sillas, mesas, escenarios…
• Catering y servicios: alimentos, bebidas, baños, limpieza…
• Seguridad y accesibilidad: control de aforo, salidas de emergencia…

Eventos virtuales (100% online)

Se realizan usando plataformas digitales. Estos eventos 100% online son cada vez más populares por su accesibilidad y bajo coste logístico. Para que estos eventos funcionen bien:

• Plataforma estable: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams…
• Moderadores y soporte técnico: personas que controlen tiempos, resuelvan fallos o problemas de conexión que puedan suceder durante el evento.
• Contenidos atractivos: presentaciones dinámicas, vídeos, interacciones con el público como chats, encuestas…
• Comunicación clara: emails de recordatorio, instrucciones de accesos claras, horarios bien definidos…

Eventos híbridos

Estos eventos combinan los dos mundos; presencial y 100% online. Estos eventos son los más complejos. Lo que debes saber sobre estos eventos híbridos:

• Equipo técnico: cámaras, micrófonos, transmisión en vivo.
• Sincronización: los asistentes online y presenciales deben vivir una experiencia paralela, sin perder contenido ni perder la interacción.
• Plataformas interactivas para que los usuario online puedan participar y no se les deje de lado.

Paso 4: Elabora un presupuesto detallado

Un error muy común es subestimar los costes. Debes incluir lo siguiente:

• Alquiler del lugar.
• Tecnología y personal técnico.
• Alimentos y bebidas.
• Promoción y comunicación.
• Honorarios profesionales.

Consejo: Haz siempre un margen de imprevistos de mínimo un 10-15%.

Paso 5: Establece un cronograma realista

Organiza tareas por semanas o días. Divide por etapas:

• Planificación general.
• Contratación de proveedores.
• Promoción.
• Logística del día del evento.
• Evaluación y seguimiento post-evento.

Tips para organizar eventos que no fallarán

Aquí te mostramos algunos tips para organizar eventos que puedes aplicar para cualquier situación y cualquier evento que vayas a realizar:

1. Planifica con antelación tu evento
   La anticipación es tu mejor aliado, pero el plan debe de estar también abierto a ajustes. Debes de tener clara siempre una cosa, y es que, por mucho que quieras, en el evento no todo va a salir como esperas. Tener un plan B y C es fundamental.
   
2. Construye un equipo sólido
   No lo hagas todo tú. Asigna roles como:
   – Coordinador general
   – Encargado de proveedores
   – Responsable de invitados
   – Comunicación y prensa
   Asegúrate de que todos sepas qué hacer y a quién acudir cuando surja un problema.
   
3. Apóyate en la tecnología
   Herramientas como:
   – Google Drive
   – Trello
   – Canva
   – Meetmaps
   
4. No descuides la comunicación
   Desde la invitación hasta el cierre del evento, comunica de forma clara:
   – ¿Quién invita?
   – ¿Dónde y cuándo?
   – ¿Cuál es el dress code?
   – ¿Qué incluye la experiencia

Protocolo y organización de eventos

El protocolo y la organización de eventos son fundamentales cuando se busca mantener cierto nivel de formalidad.

¿Qué es el protocolo? Es el conjunto de normas, usos y costumbres que regulan el comportamiento en los eventos, sobre todo si son eventos institucionales o corporativos,

Tipos de protocolo

• Protocolos empresariales
  Estos protocolos son para lanzamientos, congresos, reuniones formales…
  
• Protocolos oficiales o diplomáticos
  Sirven para visitas de autoridades, actos públicos
  
• Protocolos sociales
  Para bodas, fiestas privadas, galas…

Detalles de los protocolos

• Orden de entrada y ubicación de los invitados
• Presentación y trato con autoridades
• Entrega de reconocimientos
• Respeto por los tiempos y turnos de palabra

Elementos que nunca pueden faltar en un evento

Más allá del lugar o presupuesto, hay un factor clave: la gestión del tiempo.

Ten un buen maestro de ceremonias

Ten una figura que cumpla los siguientes requisitos: 

• Guíe el evento.
• Mantenga la atención del público.
• Improvise ante imprevistos.

Innovación en tu evento

Integra a tu evento elementos como: 

• Photocalls.
• Experiencias interactivas.
• Sorteos.
• Encuestas.